Değişen kalemi ve değişmeyen bilgiyi ayırın
İnceleme sonrası hazırlanan teklif müşteriye iletilmişken parça bulunamaması veya yeni teknik bulgu nedeniyle kapsam değişebilir. Önce ilk öneride hangi parça ve işlemin yer aldığını belirleyin. Sonraki öneriyi yalnız toplam tutarı değiştirerek açıklamak yerine hangi kalemin neden değiştiğini açıklaştırın.
Parça kodu değişse bile bedelin aynı kalması teknik kapsamın aynı olduğu anlamına gelmez. Benzer görünen parçanın uygunluğunu yetkili teknik kişi değerlendirmelidir. Müşteriye sunulacak açıklama, teknik uygunluk değerlendirmesinin yerine geçmez. Önceki onayın hangi öneriye ait olduğunu bulunabilir tutun; gerçekleşmemiş yeni işlemi eski kabulün içine yerleştirmeyin.
Yeni öneriyi fiyat, işlem ve zaman etkisiyle açıklayın
Revizyon açıklamasında eski ve yeni kalemi, değişiklik gerekçesini, bilinen bedel farkını ve plan üzerindeki etkisini birlikte değerlendirin. Kesinleşmemiş tedarik tarihini kesin teslim sözüne dönüştürmeyin. Müşterinin yalnız fiyat farkını değil yapılacak işlemi de anlayabilmesi gerekir.
Vergi, ücret veya sözleşme koşulları için güncel işletme bilgilerini esas alın; bu rehber hesaplama ya da hukuki koşul belirlemez. Önceden ödeme alınmışsa bunun yeni iş kapsamıyla nasıl ilişkilendirileceğini yetkili kişi kontrol etsin. Revize teklif otomatik olarak tahsilat değildir ve müşterinin yanıtı gelmeden yeni fiyatı kabul edilmiş bedel saymayın.
Onay, ret ve yanıtsız durumu farklı izleyin
Müşterinin yeni öneriye verdiği yanıtı ilgili teklif ve servis bağlamında tutun. Yanıtın kimden ve hangi kapsam için geldiğini netleştirin. 'Tamam' gibi kısa bir mesajın hangi kaleme ait olduğu anlaşılmıyorsa varsayım yerine açıklık isteyin. Henüz yanıt alınmadıysa işin neden beklediğini kaydedin.
Müşteri revizyonu reddederse ilk önerinin hâlâ uygulanabilir olup olmadığını teknik sorumlu değerlendirsin. Eski parçanın bulunmaması nedeniyle yapılamayan bir işi ilk onay var diye sürdürmeyin. İptal, farklı çözüm veya bekleme kararıyla önceki ödeme ve parça hareketlerini ayrı inceleyin. Bunların sonuçları sadece servis durumunu değiştirerek ortadan kalkmaz.
Örnek: teklif edilen parça yerine alternatif öneriliyor
Bir onarımda belirli parça önerilmiş ve müşteri bedeli kabul etmiş olsun. Tedarik sırasında bu ürün bulunamayınca farklı kod önerilirse önce teknik uyumluluğu doğrulayın. Ardından yeni parçanın işlem ve bedel etkisini müşteriye açıklayın. İlk fiyatın kabul edilmesi, alternatife verilen onay olarak okunmamalıdır.
Alternatif kabul edildiğinde teknisyenin takip ettiği iş planını ve kullanılacak parça bilgisini güncelleyin. Eski kaleme göre hazırlanan işlem notu veya ödeme açıklaması kalmışsa tutarlılığını kontrol edin. Atölyede doğru parça kullanılsa bile ofisin müşteriye eski öneriyi anlatması kayıt uyuşmazlığı yaratır. Kabul edilmeyen alternatifi kullanılan malzeme gibi göstermeyin.
Revizyon geçmişi için hangi kayıt yeterlidir?
Kullanılan sistemin sunduğu alan ve notlarla eski öneri, yeni kapsam ve müşteri kararını anlaşılır tutun. Otomatik sürüm kilitleme veya değiştirilemez onay arşivi bulunduğunu doğrulamadan bu özelliklere güvenmeyin. Servis Takip PRO'nun teklif ve servis modüllerini kendi hesabınızın kapsamıyla birlikte inceleyin.
İş kapanırken yapılan işlem ile son kabul edilen kapsamı karşılaştırın. Bir fark varsa gerekçeyi ve alınan kararı yetkili süreçte değerlendirin; geçmiş kaydı sonradan her şey baştan onaylanmış gibi düzeltmeyin. Kayıt düzeninin amacı tartışmayı gizlemek değil, teklif ile gerçekleşen hizmetin ilişkisini açıklayabilmektir.
- Değişen parça ve gerekçe açık mı?
- Teknik uygunluk ayrıca değerlendirildi mi?
- Yeni kapsamın müşteri yanıtı belli mi?
- İş planı ve ödeme açıklaması güncel kararla uyumlu mu?