İşletmeniz İçin Doğru Servis Takip Düzenini Birlikte Kuralım

1. Veri sorumlusunun kimliği

Veri sorumlusu: PeraFix Yazılım (işletme sahibi: Mecit Aydın). Adres: Güzeller Mahallesi 946 Sokak No:5/A Gebze / KOCAELİ. Telefon: +90 540 641 41 69. E-posta: info@perafixyazilim.com. PeraFix markası, PeraFix Yazılım'ın ürün ve hizmetlerinde kullanılır.

2. İlgili kişi grupları

Bu metin; web sitesi ziyaretçileri, iletişim veya demo talebi sahipleri, hesap kullanıcıları, kurumsal müşteri yetkilileri ve çalışanları, lisans/ödeme süreçlerindeki kişiler, destek başvurusu yapanlar, tedarikçi ve iş ortağı yetkilileri ile açık başvuru yapan adayları kapsar.

3. Kişisel veri kategorileri

İlişkinin ve kullanılan özelliğin gerektirdiği ölçüde aşağıdaki kategoriler işlenebilir. PeraFix, amaç için gerekli olmayan verilerin toplanmamasını esas alır.

• Kimlik: ad-soyad, kullanıcı/hesap tanımlayıcıları
• İletişim: telefon, e-posta, adres ve iletişim tercihleri
• Müşteri işlem: sözleşme, lisans, talep, destek ve işlem geçmişi
• Finans: ödeme, fatura, tahsilat ve iade bilgileri; kart bilgileri PeraFix tarafından saklanmaz
• İşlem güvenliği: IP, oturum, cihaz/tarayıcı, erişim, hata ve denetim kayıtları
• Mesleki/işletme: firma, unvan, rol, şube ve yetki bilgileri
• Kullanıcı içeriği: servis, cihaz, konum, fotoğraf, belge, imza ve notlar; yalnızca özellik kullanıldığında

4. İşleme amaçları

Kişisel veriler; talebin karşılanması, hesabın kurulması, kimlik doğrulama, sözleşme ve lisansın yürütülmesi, servis takip işlevlerinin sunulması, destek, ödeme/iade, güvenlik, yedekleme, raporlama, hukuki uyuşmazlıkların yönetimi ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi için işlenir.

• Ürün ve çalışma alanının sunulması
• Yetki, erişim ve işlem güvenliğinin sağlanması
• Lisans, fatura, tahsilat ve iade süreçlerinin yönetilmesi
• Destek, hata giderme ve hizmet kalitesinin geliştirilmesi
• Yetkili kurum taleplerinin karşılanması ve hukuki hakların korunması

5. Hukuki sebepler

İşleme faaliyetine göre KVKK m.5/2'deki sözleşmenin kurulması veya ifası, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması ve ilgili kişinin temel haklarına zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat şartlarına dayanılır. Bu şartların bulunmadığı isteğe bağlı analiz, elektronik ticari ileti veya benzeri faaliyetler için gerektiğinde ayrı ve özgür iradeye dayalı açık rıza alınır.

• Aydınlatma metni onay veya açık rıza belgesi değildir
• Açık rıza, belirli konu ve amaç için ayrı alınır
• Rıza geri alınabilir; geri alma öncesindeki hukuka uygun işlemler etkilenmez

6. Toplama yöntemleri

Veriler; web ve uygulama formları, kullanıcı kayıtları, oturum ve güvenlik günlükleri, e-posta/telefon/destek görüşmeleri, sözleşme ve ödeme belgeleri, çerez tercihleri ve kullanıcıların sisteme yüklediği içerikler aracılığıyla elektronik veya fiziki ortamda otomatik, kısmen otomatik ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanır.

7. Alıcılar ve aktarım amaçları

Kişisel veriler; görev ve yetkiyle sınırlı PeraFix personeline, ilgili kurumsal hesabın yetkili kullanıcılarına, barındırma, veritabanı/kimlik doğrulama, e-posta/destek ve izinli analiz sağlayıcılarına; mali müşavir, hukuk danışmanı ve hukuken yetkili kamu kurumlarına yalnızca ilgili amaç ve hukuki dayanak ölçüsünde aktarılabilir.

• Teknik sağlayıcılar: altyapı, güvenlik, kimlik doğrulama, yedekleme ve destek
• Kurumsal müşteri kullanıcıları: iş ve rol yetkileri kapsamındaki operasyon kayıtları
• Yetkili makamlar: kanuni talep veya hukuki yükümlülük halinde
• Danışmanlar: hakların tesisi, kullanılması ve korunması için gerekli olduğunda

8. Yurt dışına aktarım

Supabase altyapısı ve kullanıcı izin verirse Google Analytics gibi sağlayıcılar nedeniyle yurt dışı erişim veya aktarım gündeme gelebilir. Düzenli aktarım; KVKK m.9 kapsamında yeterlilik kararı veya uygun güvence bulunması ve diğer kanuni şartların sağlanması halinde yapılır. Uygun güvence yöntemi kullanıldığında gerekli sözleşme ve Kurul bildirim süreçleri yürütülür. Yalnızca arızi hallerde kanunun öngördüğü istisnalar uygulanabilir.

• Aktarım en az veri ve amaçla sınırlılık ilkelerine göre yapılır
• Gerekli hukuki aktarım şartı sağlanmıyorsa ilgili özellik kapalı tutulur
• Çerez izni, tek başına düzenli yurt dışı aktarım şartlarının yerine geçtiği anlamına gelmez

9. Saklama ve imha esasları

Kişisel veriler; işleme amacı, sözleşme ilişkisi, kanuni saklama yükümlülükleri ve zamanaşımı süreleri devam ettiği müddetçe saklanır. Süre sona erdiğinde periyodik kontrollerle silinir, yok edilir veya anonimleştirilir. Yedeklerdeki kayıtlar yedek yaşam döngüsü içinde erişime kapalı tutulur ve sıradaki güvenli silme döngüsünde kaldırılır.

• Hesap/operasyon: hizmet ve hukuki talep süreleri
• Mali/ticari kayıt: ilgili vergi ve ticaret mevzuatı süreleri
• İletişim/destek: talep ve olası uyuşmazlık için gerekli makul süre
• Güvenlik kayıtları: risk ve denetim için gerekli sınırlı süre
• Açık rıza kayıtları: rızanın ispatı ve hukuki talep süresi

10. KVKK m.11 kapsamındaki haklar

İlgili kişi; kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içi/yurt dışı alıcıları bilme, eksik veya yanlış verinin düzeltilmesini isteme, şartları varsa silme/yok etme ve bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini isteme haklarına sahiptir.

• Münhasıran otomatik sistem analizi sonucu aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme
• Hakların kanuni istisnalar ve üçüncü kişilerin haklarıyla birlikte değerlendirilmesi

11. Başvuru yöntemi ve yanıt süresi

Başvurular, kimliği ve talebi doğrulayacak bilgilerle Güzeller Mahallesi 946 Sokak No:5/A Gebze / KOCAELİ adresine yazılı olarak veya PeraFix sisteminde kayıtlı e-posta adresi kullanılarak info@perafixyazilim.com adresine gönderilebilir. Talep; ilgili kişi adına başvuru yapıldığını gösterecek ad-soyad, iletişim bilgisi, talep konusu ve varsa destekleyici belgeleri içermelidir. PeraFix başvuruyu niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırır; işlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde Kurul tarifesi uygulanabilir.

• Yanıt verilmeden önce ölçülü kimlik doğrulaması yapılabilir
• Yetkisiz üçüncü kişilere veri açıklanmaz
• Başvurunun reddi, cevabın yetersizliği veya süresinde cevap verilmemesi halinde Kurula şikâyet hakları saklıdır

12. Güvenlik ve güncelleme

PeraFix; hukuka aykırı işlemeyi ve erişimi önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak için riske uygun teknik ve idari tedbirler uygular. İşleme faaliyetleri veya mevzuat değiştiğinde bu metin güncellenir; yeni amaç veya hukuki sebep için gerektiğinde veri elde edilirken ayrıca aydınlatma yapılır.

• Dayanak: 6698 sayılı Kanun m.4, m.5, m.9, m.10, m.11, m.12 ve m.13
• Dayanak: Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ