Değişiklik nedenini ve kaynağını ayırın
Müşterinin uygun olmaması, önceki işin uzaması ve eksik parça aynı planlama sorunu değildir. Değişiklik talebini kimin ilettiğini ve mevcut randevunun neden uygulanamadığını kısa bir notla belirtin. Eski tarih bilgisini gerekçesiz silmek, sonradan gecikmenin nedenini araştırmayı zorlaştırır.
Yeni zaman aralığını karşılıklı teyit edin
Teknisyenin uygun olması müşterinin de uygun olduğunu göstermez. Yeni gün ve zaman aralığını müşteriyle teyit edin; henüz yanıt alınmadıysa kesin randevu gibi sunmayın. Hizmet adresi veya iletişim kişisi değiştiyse ziyaret öncesinde doğrulayın. Ulaşım ve işin tahmini süresi için plan içinde gerçekçi boşluk bırakın.
Takvim ve servis kaydını birlikte kontrol edin
İlgili işi güncelleyip atanan teknisyenin diğer ziyaretleriyle çakışma olup olmadığını kontrol edin. İş başka kişiye aktarılacaksa teknik notlar ve müşteri beklentisi de devredilmelidir. Uygulamada doğrulanmamış otomatik bildirim veya çakışma engelleme özelliğine güvenmek yerine son planı gözden geçirin.
- Müşteri yeni zamanı teyit etti mi?
- Doğru teknisyen ve adres seçildi mi?
- Diğer işler etkileniyor mu?
Gerçekleşmeyen ziyareti kapatılmış iş saymayın
Ziyaretin ertelenmesi teknik işlemin tamamlanması değildir. Gün sonunda gerçekleşen ziyaretlerle yeniden planlanacak işleri ayırın. Aynı kaydın sık ertelenmesi durumunda iletişim, süre tahmini veya parça hazırlığındaki sorunu inceleyin. Planın güncel olması, müşteriye verilen söz ile ekibin göreceği bilginin uyumlu kalmasını sağlar.
Teknisyen adrese gittiğinde ziyaret gerçekleşmezse ne kaydedilir?
Planlanmış adrese gidilmiş olması teknik hizmetin verildiğini göstermez. Müşteriye ulaşılamaması, giriş izni bulunmaması ve hizmet noktasının yanlış bildirilmesi farklı sonuçlardır. Gerçekleşen iletişim girişimini, ziyaret zamanını ve doğrulanmış nedeni kısa biçimde kaydedin. Müşterinin niyetini veya kusurunu tahmin ederek not yazmayın. Yeni randevu ihtiyacı varsa mevcut işin planını gözden geçirin; aynı talebi yeniden açarak ziyaret sayısını yapay biçimde artırmayın.
Sonraki ziyaret için önce doğru adresi ve erişimi sağlayacak kişiyi teyit edin. Kurumsal bir noktada arayan kişiyle kapıyı açacak yetkilinin farklı olabileceğini hesaba katın. Teknisyenin kalan ziyaretleri değişecekse ofis ve saha aynı güncel planı görmelidir. Ziyaret ücreti uygulanıp uygulanmayacağı bu kayıt rehberinin kararı değildir; işletmenin geçerli koşulları ve yetkili değerlendirme ayrı ele alınır. Bir ödeme oluşmuşsa gerçekleşmeyen teknik işlemi tamamlanmış göstererek finans kaydını açıklamaya çalışmayın.
- Ziyaret sonucu yorum yerine doğrulanmış bilgiyle yazıldı mı?
- Adres ve erişim sağlayacak kişi teyit edildi mi?
- Yeni zaman müşteriyle karşılıklı kesinleştirildi mi?
- Teknik sonuç ile olası ücret değerlendirmesi ayrı mı?
Bir gecikme sonraki ziyaretleri etkilediğinde ne yapmalısınız?
Sabah ziyaretinin uzaması öğleden sonraki iki randevuyu etkiliyorsa yalnız ilk kaydın saatini değiştirmek yeterli değildir. Kalan işlerin adresini, tahmini hazırlığını ve müşterilerin uygunluğunu yeniden değerlendirin. Yeni zaman aralıklarını teyit edilmeden kesinleşmiş gibi göstermeyin. Bir işi başka teknisyene devretme kararı verirseniz cihaz geçmişi, beklenen parça ve müşteriye verilen açıklama da devrin parçası olmalıdır.
Sırayı değiştirirken aynı talep için ikinci servis açmayın. Mevcut kaydın yeni planını ve değişiklik gerekçesini ekipçe bulunabilecek biçimde tutun. Ofiste görünen saat ile sahadaki kişinin takip ettiği saat farklı kaldığında müşteri doğru bilgi alamaz. Son planın anlaşılması için ilgili kişilerin güncel kaydı kontrol ettiğinden emin olun; otomatik mesaj gönderildiğini veya yol süresinin yazılım tarafından hesaplandığını varsaymayın.
Teyit bekleyen randevu ile kesinleşmiş randevuyu ayırın
Müşteriye yeni bir zaman önerilmiş ama yanıt gelmemişse bu öneriyi gerçekleşecek ziyaret olarak saymayın. Kayıtta önerinin gününü, iletişim sonucunu ve yeniden aranacak kişiyi anlaşılır tutun. Yanıt geldiğinde hizmet adresini de kontrol ederek planı kesinleştirin. Randevunun değişmesi, işin teknik kapsamını veya ücretini kendiliğinden değiştirmez.
Gün sonunda sonraki güne kalan işleri incelerken iptal, erteleme ve teyit bekleme nedenlerini ayırın. Müşteriye ulaşılamayan kayıt ile teknisyen kapasitesi nedeniyle taşınan kayıt aynı müdahaleyi gerektirmez. Takvimi doldurmaktan önce ziyaretin uygulanabilirliğini değerlendirmek, yanlış kesinlik yaratmadan çalışma düzenini sürdürmeye yardımcı olur.
- Önerilen saat mi, teyit edilmiş saat mi?
- Sonraki ziyaretler yeniden kontrol edildi mi?
- Devredilen işin teknik notları yeni sorumluda mı?
- Aynı talep mükerrer kayda dönüştü mü?