Aynı günün ve aynı iş listesinin karşılaştırıldığını teyit edin
Ofis ve saha farklı filtrelerle rapor açtığında iş sayıları farklı görünebilir. Önce tarih aralığını, teknisyen kapsamını ve servis durumlarını karşılaştırın. Bugün ziyaret edilen işlerle bugün açılan işlerin aynı liste olmadığını hatırlayın. Önceden açılmış bir servis bugün tamamlanmış olabilir.
Mutabakatı yalnız toplam sayıya indirgemeyin. Hangi kayıtların karşılaştırıldığını belirleyerek bekleyen, devredilen ve sonuçlandırılan işleri bulun. Bir toplamın eşit çıkması her işin doğru kaydedildiğini kanıtlamaz. Çalışma sırasında kullanıcı işlemleri sürüyorsa ekranın farklı zamanlarda alınmış olması da sonuçları etkileyebilir; karşılaştırmanın zamanını anlaşılır tutun.
Gerçekleşen ziyaret ile kaydedilen teknik sonucu eşleştirin
Teknisyenin adrese gitmiş olması arızanın giderildiği anlamına gelmez. Yapılan inceleme, uygulanan işlem ve devam eden ihtiyaç hakkında anlaşılır not bulunup bulunmadığını okuyun. 'Gidildi' ya da 'bitti' gibi tek kelimelik sonuçlar, ertesi gün işi devralacak kişiye yeterli bağlam sağlamayabilir.
Kaydetme sırasında bağlantı sorunu yaşanmışsa işlemin saklandığını mevcut kayıttan doğrulayın. Belirsiz sonucu ikinci kez göndererek çözmeye çalışmadan önce servis durumunu ve son notu kontrol edin. Eksik kayıt varsa doğru kişiye tamamlatın; ofis gerçekleşmeyen teknik bilgiyi tahminle yazmasın. Uygulamanın otomatik çevrimdışı eşitleme kapsamı doğrulanmadan kayıt tamamlanmış sayılmaz.
Parça hareketi ve tahsilatı ayrı mutabakat başlıkları yapın
Sahaya götürülen parça, cihazda kullanılan parça ve geri getirilen parça farklı hareketlerdir. İlgili servis bağlantısını ve miktarı karşılaştırın. Aynı kodun iki işte görünmesi otomatik hata değildir; fakat tek ürünün iki kez kullanılmış kaydedilmesi ayrıca incelenmelidir. Farkın nedenini anlamadan stok miktarını elle dengelemeyin.
Ödeme kontrolünde müşteriden alınan tutar ile kaydedilmiş tahsilatı karşılaştırın. Bugün alınan eski bir alacak, bugün tamamlanan işin bedeliyle eşit olmak zorunda değildir. Kasa bakiyesi, bekleyen alacak ve bugünkü tahsilat farklı göstergelerdir. Uyuşmazlık gördüğünüzde hangi müşteri, servis ve hesaba bağlandığını inceleyin; mali düzeltmeyi yetkili sürece bırakın.
Örnek: iş tamamlandı, parça ve ödeme kaydı eksik görünüyor
Saha ekibi bir onarımı bitirdiğini bildirmiş fakat ofis kullanılan parçayı ve tahsilatı göremiyor olsun. Önce doğru servisin açıldığını ve ekranın güncel olduğunu kontrol edin. Sonra teknik işlem kaydı, stok hareketi ve ödeme kaydını ayrı ayrı inceleyin. Üçünün de kaybolduğu sonucuna tek bir boş alandan ulaşmayın.
Tahsilat başka müşteri hesabına girilmişse ikinci bir ödeme oluşturmak yerine yetkili düzeltme ihtiyacını kaydedin. Parça yalnız sahaya götürülmüş fakat kullanılmamışsa kullanım hareketi oluşturmayın. Teknik işin gerçekten bittiği doğrulanmış olsa bile mali kontrolün beklediğini açık tutun. Kayıtları toplam rakamlar eşitlensin diye değiştirmek sorunun nedenini görünmez hale getirir.
Mutabakat sonunda takip edilebilir açık işler bırakın
Her fark için kayıt kimliği, doğrulanmış sorun, sorumlu kişi ve sonraki kontrol adımını belirleyin. 'Yarın bakılacak' notu kimin neyi yapacağını açıklamaz. Müşteri teyidi, teknik inceleme, parça iadesi ve ödeme kontrolü gerektiren işleri birbirinden ayırın. Açık başlıklar sırf gün sonu raporu tamamlandı diye kapanmış sayılmamalıdır.
Servis Takip PRO'nun servis, ekip, stok ve finans modülleri bu kayıtların birlikte okunması için incelenebilir. Mutabakat bir muhasebe denetimi veya otomatik kasa uzlaştırma hizmeti değildir. Ertesi gün ilk kontrolde önceki açık farkların sonucunu değerlendirin; bu alışkanlık raporu yalnız sayı göstermekten çıkarıp uygulanabilir iş listesine dönüştürür.
- Ofis ve saha aynı kayıt kapsamını okuyor mu?
- Teknik sonuç gerçekten kaydedildi mi?
- Parça ve ödeme hareketleri ayrı karşılaştırıldı mı?
- Açık farkların sorumlusu ve sonraki adımı belli mi?