Teslim hazırlığını cihazın hazır olmasıyla sınırlamayın
Onarımı biten bir cihazın sahibi, teslim almaya gelecek kişi ve ödeme yapacak kişi farklı olabilir. Önce ilgili müşteriyi ve açık servis kaydını bulun. Yapılan işlemin sonucunu, müşteriye iletilen bilgiyi ve teslim için eksik kalan adımı okuyun. Cihaz hazır olduğu için müşterinin herhangi bir kişiye teslim izni verdiğini varsaymayın.
Ofis ile atölye aynı cihazı farklı isimlerle tanıyorsa marka ve modele ek olarak kayıtta bulunan ayırt edici cihaz kimliğini karşılaştırın. Etiketin yanlış cihaza taşınmış olabileceğini de hesaba katın. Teknik sonuç açıklanmadan cihazı raftan çıkarmak, teslim hazırlığı ile teslimin gerçekleşmesini birbirine karıştırır.
Teslim alacak kişinin yetkisini işletme sürecinde doğrulayın
Müşterinin yakını veya kurum çalışanı olduğunu söyleyen kişiyi yalnız bu beyana dayanarak yetkili kabul etmeyin. İşletmenizin geçerli doğrulama yöntemini uygulayın; teyit alınamıyorsa teslimi bekletip sorumluya yönlendirin. Yeni gelen kişinin verdiği numarayı mevcut müşterinin doğrulanmış iletişimi gibi kullanmayın.
Hangi teyidin alındığını, kim tarafından kontrol edildiğini ve sonucu kayda anlaşılır biçimde aktarın. Gereksiz kimlik belgesi kopyası veya özel bilgi toplamayı standart işlem haline getirmeyin. Hangi belgenin gerekli olduğu ve saklama koşulları işletmenizin yetkili değerlendirmesine bağlıdır; bu rehber hukuki teslim yetkisi belirlemez.
Cihaz, işlem açıklaması ve ödeme üç ayrı kontroldür
Teslim sırasında doğru cihazın seçildiğini yeniden kontrol edin ve gerçekleştirilen işlem hakkında verilecek açıklamayı hazırlayın. Açık kalan teknik konu varsa bunu tamamlanmış sonuç gibi aktarmayın. Örneğin cihaz onarılmış fakat müşterinin ek talebi incelenmemişse iki durumu ayrı belirtin.
Tahsilatı ilgili müşteri ve işe bağlayın. Teslim alan kişinin ödeme yapması, cihazın mülkiyetini veya tüm hesabın kapandığını kanıtlamaz. Önceden yapılmış ödeme varsa ikinci kez aynı tahsilatı girmeden mevcut hareketi kontrol edin. Teslim, teknik kapanış ve mali kapanışın farklı zamanlarda gerçekleşebileceğini kayıt düzeninde görünür tutun.
Örnek: müşteri yerine çalışanı teslim almaya geliyor
Bir şirketin çalışanı iki cihazı almak için atölyeye geldiğinde şirket adına açılmış bütün servisleri teslim edilmiş işaretlemeyin. Hangi iki cihazın istendiğini ve teslim yetkisinin bu cihazları kapsayıp kapsamadığını teyit edin. Üçüncü cihaz parça bekliyorsa aynı müşteriye ait olsa bile açık kalmalıdır.
İki cihazdan yalnız biri hazırsa gerçekleşen teslimi tek tek kaydedin. Hazır olmayan cihazın sonraki adımını ve müşteriye yapılan açıklamayı koruyun. Böylece daha sonra hesabı açan kişi, bir şirket adı altında bulunan işlerin neden farklı aşamalarda olduğunu anlayabilir. Genel bir 'cihazlar alındı' notu bu ayrımı sağlayamaz.
Müşteri teyit vermiyorsa veya kişi değişirse ne olur?
Teyit alınmadığında cihazı teslim etmiş gibi kapatmayın. Bekleyen nedeni, yeniden iletişim kurulacak sorumluyu ve sonraki kontrolü belirleyin. Daha önce başka kişi için alınmış teyidi yeni gelen kişi için otomatik geçerli kabul etmeyin; teslim koşullarını yeniden değerlendirin.
Sonradan bir teslim itirazı gelirse önce ilgili servis, cihaz ve gerçekleşmiş kayıtları inceleyin. Belirsizliği gidermek için geçmişe tahmini tarih veya teyit eklemeyin. Servis Takip PRO'nun müşteri, cihaz ve servis ilişkileri kayıtları bulmayı destekler; otomatik kimlik doğrulama veya elektronik imza hizmeti sunduğu varsayılmaz.
- Teslim yetkisi doğrulandı mı?
- Doğru cihaz ve servis eşleşti mi?
- Gerçekleşen teslim ile kalan işler ayrıldı mı?
- Ödeme ayrı ve mükerrer olmadan kaydedildi mi?